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シャープは、スマートオフィスサービス「COCORO OFFICE」を拡充し、複合機でスキャンしたデータにタイムスタンプを付与する新サービスの提供を、本年2月下旬より開始します。請求書や領収書などの取引関係書類のデータ保存・管理の効率化に貢献します。
タイムスタンプは、スタンプが付与された日時にそのデータが存在したこと（存在証明）、それ以降に内容が変更されていないこと（非改ざん証明）を電子的に証明するもので、改正電子帳簿保存法※2におけるスキャナ保存や電子取引の保存要件※3のひとつとして導入が進んでいます。
本サービスには、電子契約サービス「NINJA SIGN by freee」（運営：株式会社サイトビジット※4）のタイムスタンプ機能を採用しました。複合機の操作パネル上で本サービスを選択し、COCORO OFFICE IDでログインしてスキャンすると、タイムスタンプを付与されたデータがクラウド上に保存されます。保存完了時に、入力したCOCORO OFFICE ID宛にメールが届き、記載されたURLからタイムスタンプが付与された電子データを簡単にダウンロードすることができます。パスワードの設定も可能です。なお、「COCORO OFFICE」対応のNAS（ネットワーク接続ストレージ）＜BP-X1STシリーズ＞も今後、タイムスタンプサービスに対応する予定です。
当社は、今後も「COCORO OFFICE」から提供するサービスや機器の拡充に取り組み、企業の業務効率化や生産性の向上に貢献してまいります。
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提供サービス |
価格 |
提供開始時期 |
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「COCORO OFFICE」 タイムスタンプサービス |
オープン |
2022年2月下旬 |
■ 主な特長
1．複合機でスキャンしたデータにクラウド上でタイムスタンプを付与。スタンプが付与された日時における存在証明、および、それ以降の非改ざん証明が可能
2．通知メールに記載されたURLから、タイムスタンプが付与された電子データを簡単にダウンロードできる
3．ダウンロード時のパスワード設定も可能
※1 対応機種をこちらの「主な仕様」に記載しています。
※2 電子帳簿保存法は1998年7月施行。紙での保存が義務付けられている帳簿や決算書、請求書などの国税関係帳簿・書類について、一定の要件を満たせばデータで保存・管理することを認める法律。2022年1月施行の改正電子帳簿保存法により、電子取引に関わる電子データの保存が義務化されました。（やむを得ない事情がある場合に限り、2023年12月31日まで、従来どおり紙での保存を可能とする経過措置が設けられています）
※3 一定水準以上の解像度およびカラー画像による読み取り、入力者などの情報の確認、検索機能の確保や、その他にも要件が存在します。
※4 本社：東京都千代田区、代表取締役：鬼頭 政人
● NINJA SIGN by freeeは株式会社サイトビジットの登録商標です。
